5 astuces pour mieux organisé ses emails

et être plus efficace

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Le courriel électronique est un outil de communication très important mais surtout utile en entreprise. Moins intrusif qu'un appel téléphonique, le courriel est pratique et rapide. Il permet aux entrepreneurs de gérer leurs entreprises d'à peu près partout. Mais lorsqu'il est utilisé de manière inappropriée, le courrier électronique peut entraver la productivité. Environ 28 % du temps d'un travailleur moyen par semaine est consacré à répondre et lire des e-mails, selon une étude publiée en 2018 par McKinsey International.

Les chefs d'entreprise, les PDG et les managers reçoivent souvent des centaines, voire des milliers, d'emails par jour. Lire et répondre à chaque message peut devenir une énorme perte de temps et d'énergie.  Une boîte de réception de courrier électronique encombrée - remplie de messages anciens, non ouverts ou sans importance - ne fera pas seulement vous frustrer mais cela vous empêchera de maximiser votre temps et pour faire vos tâches obligations importantes. 

Voici cinq stratégies pour mieux gérer votre boite de courriels et réduire au minimum les nombre de messages dans celle-ci: 

1. Allouer du temps pour lire et répondre à vos emails

Tout d'abord, ne laissez pas votre messagerie que ça soit Gmail, Outlook ou autre, ouverte toute la journée. Les notifications des messages entrants peuvent interrompre votre flux de travail et vous faire perdre le focus.  Au lieu de cela, planifiez des blocs de temps spécifiques tout au long de la journée pour vérifier vos courriels.  Vous pouvez même essayer de définir votre disponibilité sur « occupé » durant ces périodes. 

Si nécessaire, éteignez votre cell et fermez la porte de votre bureau pour éviter les interruptions par (vos employés) ou par les membres de la famille (si vous travaillez à domicile).  Créez une réponse par email comme celle citée par Tim Ferriss dans La semaine de travail de 4 heures: « En raison de la charge de travail élevée, je vérifie et réponds actuellement aux emails deux fois par jour à 12 h et 16 h. Si vous avez besoin d'une assistance urgente (veuillez-vous assurer qu'elle soit urgente, c'est-à-dire qui ne peut pas attendre à 12 h ou 16 h, veuillez me contacter par téléphone au 555-555-5555. »

Le temps requis pour examiner les emails et y répondre dépend de la fréquence à laquelle vous vérifiez les messages et du nombre que vous recevez généralement. Certains entrepreneurs trouvent plus efficace de consacrer 10 minutes à toutes les heures, d'autres préfèrent ne vérifier les emails que deux ou trois fois par jour.

2. Prendre action immédiatement

Ensuite, il est impératif de prendre des décisions rapides et entreprendre des actions immédiates.  Ceci aura pour effet de garder votre boîte de réception sous contrôle. L'idée est de ne pas retarder jusqu'au lendemain ce qui peut être accompli tout de suite.  

Lorsque vous vérifiez vos messages, parcourez la boîte de réception pour les emails qui peuvent être immédiatement supprimés tels que les spams ou les messages qui ne demandent pas de réponses.  Une fois que vous aurez réduit le nombre de messages dans votre boîte de réception, vous pourrez mieux évaluer ceux qui sont les plus critiques.

Si un message prend moins de 5 minutes à répondre, faites-le immédiatement. Pour les autres, ajoutez-les sur votre liste de tâches, ou votre gestionnaire de projets, en détaillant les étapes à faire pour y répondre.  Si vous ne pouvez pas répondre immédiatement, informez l'expéditeur que vous avez reçu le message et que vous leur répondrez sous peu. Fixez une date limite et faites un suivi. 

3. Catégoriser et filtrer adéquatement

Bien que la majorité des emails puisse être supprimée, vous souhaiterez, très probablement, conserver les messages liés aux aspects-clés de votre entreprise. La correspondance entre les clients, les partenaires, les collègues et les employés peut aider à clarifier toute mauvaise communication. La plupart des messageries permet aux utilisateurs de marquer les messages avec des étiquettes ou des catégories spécifiques.

Prioriser, grouper, trier et classer les messages pour garder votre boîte de réception organisée. Plus votre système de classement est performant, plus il sera facile de localiser des emails spécifiques lorsque vous en aurez besoin. Créez des catégories principales pour des sujets généraux tels que les suivants: clients, projets et finances. Utilisez ensuite des sous-catégories pour classer les courriels liés à des clients ou projets spécifiques.

4. Se désinscrire aux courriels promotionnels non désirés

Les infolettres et les publicités peuvent submerger votre boîte de réception et enterrer des messages importants. On doit nettoyer cet encombrement tout comme celui de la maison. 

Alors, désabonnez-vous des messages d'expéditeurs spécifiques si vous ne souhaitez plus recevoir leurs informations ou si vous n'avez pas le temps de les lire. Pour rendre le processus de désabonnement rapide, adhérez à l'outil Unroll.me qui vous permettra de voir ce qui vous plait, quand ça vous plait et ce, de façon structurée et organisée. 

5. Maximiser l'utilisation de votre messagerie de courriel 

Chaque programme de messagerie, surtout Gmail et Outlook, détient beaucoup de fonctionnalités qui sont très peu utilisées et qui vous aideront à mieux gérer vos courriels. Pourquoi ne pas prendre le temps de les connaître et de vous familiariser avec ces fonctions, elles sont gratuites et incluses. Évitez de télécharger de nouvelles applications qui ne permettent pas des intégrations avec votre programme que ce soit pour une "to-do list", un CRM, un gestionnaire de projets, de notes, voir même pour des conférences en ligne! Votre messagerie de courriels électroniques prend beaucoup de place dans votre cell, désencombrez les apps qui sont en doublons afin de prioriser celles que vous avez déjà d’incluses.  Se perdre à travers les nombreuses applications peut être très facile étant donné qu'il y en a tellement. 

Avec tous ses conseils, vous devriez être plus efficace dans votre gestion des courriels. N’hésitez pas à m’écrire vos commentaires et me dire comment ça se passe pour vous.  Vous pouvez aussi joindre mon groupe pour les entrepreneurs efficaces et organisés sur Facebook : https://www.facebook.com/groups/HOPefficace/

Merci !


 

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