Comment organiser la paperasse

et s'y retrouver?

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Quand vient le temps de parler d'organisation de paperasse, un gros point d'interrogation vient dans notre esprit à savoir combien de temps on doit garder nos documents. Au lieu de les jeter, on les accumule, ainsi on ne sera pas dans le trouble. Est-ce votre situation? Le gros problème avec cette situation c'est que lorsqu'on accumule et qu'on n'est moindrement pas bien organisé, on a de la difficulté à s'y retrouver.  Quel casse-tête tout ça! 
 
Aujourd'hui Elizabeth et moi, nous avons décidé de vous aider à organiser votre paperasse et ça en un rien de temps.  On va vous parler des grandes catégories de rangement, des différents endroits de classement possibles et combien de temps doit-on garder nos documents! Ca vous donne le goût de rester avec nous, n'est-ce pas? 
 
(1)  Les grandes catégories
La 1ere chose à faire c'est le tri. On prend tous les papiers et on les place dans des piles. On peut se faire des étiquettes comme celles-ci pour bien se souvenir de chaque catégorie. Voici chacune des huit catégories que nous vous suggérons - Vous pourrez vous référez au tableau qui sera à la fin de la capsule pour voir plus en détails chacune de ces catégories:
  1. Documents importants
  2. Maison / Immobilier (si on a plusieurs  maisons: un dossier par immeuble) 
  3. Véhicules : un dossier par véhicle - auto, moto, bateau 
  4. Impôts : trier par année
  5. Finances: comptes bancaires, cartes de crédit, placements, etc.
  6. Emploi ou entreprise
  7. Famille: un dossier par membre de la famille 
  8. Médical : un dossier par membre de la famille et par animal aussi.
 
(2) Le lieu officiel de classement
Ensuite, selon ce qu'on a, on prépare une filière avec toutes les grandes catégories et dans chaque catégorie on prépare des filières bien étiquetées avec chaque sous-catégorie. C'est important de créer un seul endroit où classer ses documents car sinon vous ne vous souviendrez plus qu'est-ce qui va où et le désordre reviendra. Plus c'est simple, plus facile c'est de garder l'ordre. On peut choisir: (photos à l'appui - j'ai tout chez moi sauf le classeur dans un meuble)
  • une filière simple dans un meuble - la méthode la plus populaire et celle à prioriser si on a beaucoup de documents.
  • une boîte de plastique avec un couvercle qui s'ouvre à moitié - c'est la façon que je préfère
  • Une boite à filière accordéon - opter pour cette option plus pour les factures de l'année en cours ou pour regrouper les documents d'impôts durant l'année en cours si votre filière est moins accessible.
  • Ou simplement des boites à revues individuelles - certaines personnes aiment ce genre de classement, mais on est un peu plus limité dans l'espace.
 
(3) On jette, on jette, on jette
La prochaine étape on prend chaque pile et on jette tout ce qu'on est sûr que ce n'est plus bon: tout ce qui expiré,  des factures d'objets que vous ne possédez plus, des factures de plus d'un an pour des services tel que le cell, hydro, internet, gaz, compte de banque, payes (sauf si besoin pour business, alors on met ça dans impôts).  Si vous n'osez pas jeter directement, il existe des entreprises de déchiquetage qui peuvent vous permettre pour peu de frais de déchiqueter vos documents assez facilement. 
 
(4) Quoi garder et combien de temps ?
On ne sait jamais combien de temps on doit garder un document.  Voici un document qui vous permet de vous y retrouver.  
Le plus important à savoir c'est pour l'impôt on doit garder les documents 7 ans.  Pour le reste, il y a beaucoup de documents que l'on peut se départir après un an comme on vous l'a mentionné dans le point #3. Il est important de faire attention de bien garder les documents que nous devons garder tout au long de notre vie tels que les jugements de séparation, de divorce, les contrats de mariage, testaments, etc.  Pour vous aider à vous y retrouver, nous vous suggérons de regarder ce document. 
(Source : Gouvernement du Québec, 2017)
 
(5) Sécurité avant tout
Le dernier point, nous vous recommandons fortement de vous procurer un coffret de sûreté qui est résistant au feu et à l'eau. Ca vaut vraiment la peine d'investir quelques dizaines de dollars pour y conserver tous les documents importants qui sont dans la section à garder tout au long de notre vie. Étant donné que ce ne sont pas des documents auxquels nous ayons recours souvent, il est préférable de les garder en lieu sûr. Ainsi vous ne chercherez pas ces documents et ils seront bien en sécurité afin qu'ils ne leurs arrivent rien. 
 
N'est-ce pas merveilleux de s'y retrouver dans sa paperasse? 

 

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